Poznaj naszą politykę prywatności

Poniżej wyjaśniamy, w jaki sposób przetwarzamy Twoje dane osobowe dla potrzeb świadczenia usług na Twoją rzecz, za pośrednictwem naszych serwisów dostępnych pod adresem elektronicznym: www.vercom.pl, messageflow.com („Serwisy” lub każdy z osobna „Serwis”) – informacje te dotyczą jednak wyłącznie sytuacji, w których udostępniasz nam swoje dane osobowe dla potrzeb związanych z korzystaniem z naszych usług (zarówno jako Klient, jak i osoba działająca w imieniu Klienta – osoba kontaktowa, reprezentant).

W zakresie, w jakim wyłącznie przeglądasz zawartość naszych Serwisów, zastosowanie znajdą informacje o stosowanych wobec Ciebie plikach cookie oraz innych technologiach, dostępne tutaj.

Niżej posługujemy się skrótem „RODO”, przez co należy rozumieć: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia Dyrektywy 95/46/WE.

Ilekroć w niniejszej Polityce posługiwać się będziemy określeniem „Umowa” (pisane wielką literą), należy przez to rozumieć Umowę Ramową o Świadczenie Usług Drogą Elektroniczną.

Ilekroć w niniejszej Polityce posługiwać się będziemy pojęciem „Usługa” (pisane wielką literą), należy przez to rozumieć Usługę świadczoną przez nas na podstawie Umowy.

1. Administrator danych osobowych

Jesteśmy administratorem Twoich danych osobowych – my, to znaczy Vercom S.A. z siedzibą w Poznaniu, pod adresem: ul. Wierzbięcice 1B, 61-569 Poznań, NIP: 781-17-65-125, REGON: 300061423, KRS: 535618, Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda VIII Wydział Gospodarczy KRS, e-mail: 

Z naszym Inspektorem Ochrony Danych, Panią Mariką Rybarczyk, możesz skontaktować się pod adresem: 

2.W jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane osobowe

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w następujących celach

1. W celu zawarcia i wykonywania Umowy– przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu zawarcia i wykonywania Umowy, na podstawie której świadczymy na Twoją rzecz określone w tej Umowie Usługi (co dotyczy także reprezentantów Klientów korporacyjnych, tj. spółek prawa handlowego, oraz ich osób kontaktowych).

2. W celu realizacji umowy o wysyłkę Newslettera– gdy zdecydujesz się zapisać do naszego Newslettera, będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe w celu realizacji umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną, której podstawę stanowi Regulamin Newslettera; na podstawie zawartej umowy będziesz otrzymywać od nas, cyklicznie i na zasadach określonych w Regulaminie Newslettera, Newsletter zawierający cenne informacje ze świata e-commerce, a także opracowane przez nas poradniki i zaproszenia na webinary.

3. Dla potrzeb wykonywania obowiązków prawnych, które ciążą na nas, jako na administratorze Twoich danych osobowych.

4. Dla potrzeb realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów, do których zaliczamy:

5. Udzielenie odpowiedzi na zapytanie, które możesz skierować do nas za pośrednictwem formularzy kontaktowych lub chatu, dostępnych w wybranym Serwisie, albo mailowo, na nasz adres e-mail – formularze kontaktowe oraz chaty zostały stworzone po to, by zapewnić użytkownikom naszych Serwisów możliwość kontaktu z nami; w sytuacji, gdy zdecydujesz się na tę formę kontaktu, będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe w celu udzielenia odpowiedzi na Twoje zgłoszenie, pytanie lub też prośbę o kontakt; powyższe dotyczy, odpowiednio, także zapytań, które możesz skierować do nas na nasz adres e-mail lub telefonicznie;

6. Udzielenie odpowiedzi na złożoną przez Ciebie reklamację – tak, przetwarzanie Twoich danych osobowych dla potrzeb rozpatrzenia Twojej reklamacji oraz udzielenia odpowiedzi zawierającej nasze stanowisko odnośnie kwestii podniesionych w treści reklamacji stanowi nasz prawnie uzasadniony interes. Z jednej bowiem strony mamy obowiązek prawny udzielenia odpowiedzi na Twoją reklamację (nasz obowiązek w tym zakresie wynika z Umowy lub Regulaminu Newslettera), z drugiej zaś strony wierzymy jednocześnie, że ustosunkowanie się do kwestii podniesionych w Twojej reklamacji pozytywnie wpłynie na nasze relacje w przyszłości;

7. Marketing bezpośredni naszych usług – Twoje dane osobowe będziemy przetwarzać dla celów marketingu bezpośredniego jednak wyłącznie wówczas, gdy wyrazisz zgodę na korzystanie przez nas z telekomunikacyjnych urządzeń końcowych oraz automatycznych systemów wywołujących dla celów marketingu bezpośredniego przy użyciu podanego przez Ciebie adresu e-mail lub numer telefonu, albo obu kanałów jednocześnie (w zależności od Twoich preferencji); powyższe dotyczy także kontaktu zwrotnego w związku z Twoją prośbą o ofertę – kierując do nas prośbę o ofertę (zapytanie ofertowe), wyrażasz zgodę na to, abyśmy kontaktowali się z Tobą dla celów marketingu bezpośredniego naszych usług, w celu przedstawienia naszej oferty, przy użyciu telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących. Zgodę tę możesz w każdym czasie odwołać (więcej w sekcji: „Zgoda na używanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących”);

8. Profilowanie dla potrzeb marketingu bezpośredniego – w przypadku, gdy wyrazisz zgodę na korzystanie przez nas z telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących dla celów marketingu bezpośredniego przy użyciu podanego przez Ciebie kanału komunikacji (e-mail lub telefon), Twoje dane osobowe będą profilowane dla potrzeb marketingu bezpośredniego. Profilowanie, o którym tu mowa, pozwoli nam dostarczać Ci treści dopasowane do Twoich potrzeb. W każdym przypadku możesz wnieść sprzeciw wobec profilowania Twoich danych osobowych dla celów marketingu bezpośredniego, o czym przeczytasz dalej.

9. Dochodzenie roszczeń wynikających z prowadzonej przez nas działalności gospodarczej lub obrona przed roszczeniami, jakie mogą przysługiwać Tobie przeciwko nam, i które związane są z korzystaniem z usług świadczonych za pośrednictwem danego Serwisu – wyłącznie w uzasadnionych przypadkach, np. wówczas, gdy zakończone postępowanie reklamacyjne wskazywać będzie na potrzebę dalszej obrony lub dochodzenia naszych/Twoich praw w sądzie lub też w przypadku braku regulowania przez Ciebie wynagrodzenia należnego nam z tytułu świadczenia usług na Twoją rzecz (windykacja należności);

Podstawę prawną przetwarzania Twoich danych osobowych stanowi:

1. W odniesieniu do przetwarzania dokonywanego w celu określonym w punkcie 1 i 2 powyżej – przepis art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której jesteś stroną/reprezentantem, tj. (i) Umowy oraz/lub (ii) umowy o wysyłkę Newslettera, której podstawą jest Regulamin Newslettera;

2. W odniesieniu do przetwarzania dokonywanego w celu określonym w punkcie 3 powyżej – przepis art. 6 ust.1 lit. c) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych, które ciążą na nas, jako na administratorze Twoich danych osobowych;

3. W odniesieniu do przetwarzania dokonywanego w celu określonym w punkcie 4 powyżej – przepis art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z naszych prawnie uzasadnionych interesów, które opisaliśmy powyżej

3. Kto ma dostęp do Twoich danych osobowych – odbiorcy

Dostęp do Twoich danych osobowych mają nasi pracownicy oraz współpracownicy zaangażowani w świadczenie usług na Twoją rzecz, jak również ci, którzy służą Ci pomocą we wszelkich sprawach, w których kontaktujesz się z nami. Dla potrzeb związanych ze świadczeniem usług na Twoją rzecz, dostęp do Twoich danych osobowych mogą mieć także dostawcy usług telekomunikacyjnych. Dostęp do Twoich danych osobowych, na zasadzie powierzenia ich przetwarzania, mogą mieć także podmioty zewnętrzne, które świadczą na naszą rzecz określone usługi, takie jak: usługi informatyczne, usługi hostingowe, usługi prawne, usługi kurierskie, usługi rachunkowości, dostawcy oprogramowania wspierającego nasz biznes (system do fakturowania, komunikacji z Klientem itp.).

W uzasadnionych przypadkach oraz w granicach obowiązującego prawa, dostęp do Twoich danych osobowych mogą mieć także organy władzy publicznej, w tym w szczególności: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, Urząd Skarbowy, a także Policja i Prokuratura.

4. W ramach codziennej działalności korzystamy z Google Workspace.

Wszelkie informacje dotyczące prywatności w ramach usług świadczonych przez Google dostępne są pod linkiem: https://policies.google.com/privacy?hl=pl

W ramach Vercom korzystamy z regionalizacji usług świadczonych w ramach Google Workspace, co oznacza, że naszym życzeniem jest, aby dane przetwarzane były w ramach Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). W przypadku pytań dotyczących Google Workspace, możesz skontaktować się z nami pod adresem: 

5. Jak długo przetwarzamy Twoje dane osobowe

Jeżeli zawarłeś z nami Umowę, wówczas przetwarzamy Twoje dane osobowe przez okres niezbędny do jej wykonywania. Twoja Umowa może zostać zawarta na czas określony i wygasnąć z upływem terminu, na jaki została zawarta. Twoja Umowa może zostać zawarta także na czas nieokreślony i ulec rozwiązaniu z upływem zastrzeżonego w Umowie okresu wypowiedzenia. W każdym przypadku, po rozwiązaniu Umowy, będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe przez okres niezbędny do realizacji przez nas obowiązków określonych w przepisach prawa.

Czyli jak długo?

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości zobowiązuje nas do przechowywania Twoich danych osobowych przez okres 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym Umowa została rozwiązana (rozliczona).

Powyższe dotyczy także usługi Newslettera, o ile zawarłeś z nami umowę o świadczenie tej usługi.

Pozostałe okresy przetwarzania danych osobowych

W przypadku, gdy przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów, okres retencji dla Twoich danych osobowych wynosi, odpowiednio:

1. W przypadku, gdy przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu udzielenia odpowiedzi na Twoje zapytanie skierowane do nas za pośrednictwem formularza kontaktowego lub chata, dostępnych w Serwisie albo za pośrednictwem maila/telefonu, skierowanego na nasz adres kontaktowy – przez czas niezbędny do rozpatrzenia i udzielenia odpowiedzi na Twoje zgłoszenie;

2. W przypadku, gdy przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu udzielenia odpowiedzi na złożoną przez Ciebie reklamację – przez czas niezbędny do zakończenia postępowania reklamacyjnego, zaś po jego zakończeniu, przez okres 1 roku po rozliczeniu reklamacji;

3. W przypadku, gdy przetwarzamy Twoje dane osobowe dla potrzeb marketingu bezpośredniego – wyłącznie do momentu wycofania przez Ciebie zgody na używanie przez nas telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących dla celów marketingu bezpośredniego; w przypadku, gdy odwołasz udzieloną nam w tym zakresie zgodę, nie będziemy mogli dłużej opierać przetwarzania Twoich danych osobowych na przesłance prawnie uzasadnionego interesu; Twoje dane osobowe przestaną być przetwarzane w celach marketingu bezpośredniego także w przypadku, gdy wniesiesz sprzeciw co do przetwarzania Twoich danych osobowych w tym celu;

4. W przypadku, gdy profilujemy Twoje dane osobowe dla celów marketingu bezpośredniego – wyłącznie do momentu wycofania przez Ciebie zgody na używanie przez nas telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących dla celów marketingu bezpośredniego; w przypadku, gdy odwołasz udzieloną nam w tym zakresie zgodę, nie będziemy mogli dłużej opierać przetwarzania Twoich danych osobowych na przesłance prawnie uzasadnionego interesu, tym bardziej nie będziemy mieć podstaw do tego, by Twoje dane osobowe profilować dla celów marketingu bezpośredniego; Twoje dane osobowe przestaną być przetwarzane w celu profilowania dla potrzeb marketingu bezpośredniego także w przypadku, gdy wniesiesz sprzeciw co do profilowania Twoich danych osobowych w tym celu;

5. W przypadku, gdy przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu dochodzenia roszczeń związanych z prowadzoną przez nas działalnością gospodarczą lub też w celu obrony przed roszczeniami, które mogą przysługiwać Tobie przeciwko nam – przez okres przedawnienia roszczeń, zaś w przypadku postępowania wszczętego w celu dochodzenia lub obrony tych roszczeń, przez okres niezbędny do zakończenia postępowania i wyegzekwowania roszczeń. W takim przypadku jednak zaktualizujemy wobec Ciebie obowiązek informacyjny, informując o tym, że Twoje dane osobowe przetwarzamy w tym celu.

6. Prawa, które przysługują Ci w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych

Na zasadach określonych w RODO możesz mieć prawo do: (i) żądania od nas dostępu do swoich danych osobowych, (ii) sprostowania swoich danych osobowych, (iii) usunięcia swoich danych osobowych lub (iv) ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych, lub (v) wniesienia sprzeciwu co do przetwarzania Twoich danych osobowych, a także (vi) przenoszenia Twoich danych osobowych do innego administratora.

W celu realizacji przysługującego Ci prawa, skontaktuj się z nami pod adresem: 

7. Możesz sprzeciwić się przetwarzaniu Twoich danych osobowych

Tak, możesz – wyłącznie jednak wówczas, gdy przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie przepisu art. 6 ust. 1 lit. f i/lub e RODO.

Sprzeciw możesz wnieść w dowolnym momencie, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją.

W przypadku, gdy wniesiesz sprzeciw co do przetwarzania Twoich danych osobowych w oparciu o wskazane podstawy prawne, nie będzie nam wolno dłużej przetwarzać Twoich danych osobowych dla celów objętych sprzeciwem, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do dalszego przetwarzania Twoich danych osobowych, nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

W sytuacji jednak, gdy przetwarzamy Twoje dane osobowe dla celów marketingu bezpośredniego, w tym profilowania dla celów marketingu bezpośredniego, sprzeciw możesz wnieść w dowolnym momencie – Twój sprzeciw w tym zakresie nie wymaga żadnego uzasadnienia.

W celu wniesienia sprzeciwu napisz do nas na adres:

8. Masz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym na terytorium Polski jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, uodo.gov.pl

Na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej organem właściwym w sprawach ochrony danych osobowych jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, www.uodo.gov.pl.

W Republice Czeskiej właściwym organem ochrony danych osobowych jest Urząd Ochrony Danych Osobowych, https://www.uoou.cz.

W Niemczech organem właściwym do ochrony danych osobowych jest Urząd Ochrony Danych Osobowych, https://www.bfdi.bund.de/DE/Home/home_node.html.

9. Twoje dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.

10. Podanie przez Ciebie danych osobowych jest niezbędne do zawarcia z nami umowy o świadczenie przez nas Usług na Twoją rzecz. Odmowa podania danych osobowych uniemożliwi korzystanie z naszych usług. W przypadku, gdy składasz reklamację lub kierujesz do nas zapytanie, odmowa podania Twoich danych osobowych uniemożliwi rozpatrzenie Twojej reklamacji lub udzielenie odpowiedzi na skierowane przez Ciebie zgłoszenie.

11. Zgoda na używanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących dla celów marketingu bezpośredniego

W przypadku, gdy wyrazisz zgodę na to, abyśmy kontaktowali się z Tobą przy użyciu telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących dla potrzeb marketingu bezpośredniego, masz prawo tę zgodę wycofać w każdym czasie co nie wpłynie na zgodność z prawem działań, które podejmowaliśmy na podstawie tej zgody przed jej wycofaniem.

W jaki sposób możesz wycofać zgodę?

1. Samodzielnie – za pomocą Panelu Klienta, po prostu ją odznaczając;

2. Samodzielnie – za pomocą linka dezaktywującego subskrypcję mailingu lub SMS, który zawarty jest w każdej wiadomości marketingowej;

3. Kontaktując się z Vercom elektronicznie, pod adresem: 

4. Kontaktując się z Biurem Obsługi Klienta Vercom pod numerem telefonu +48 61 622 23 24, lub po prostu informując o woli odwołania zgody w trakcie rozmowy telefonicznej zainicjowanej przez nas dla potrzeb marketingu bezpośredniego.

***