Wysyłając newslettery e-mail, należy zadbać o ich możliwie najwyższą dostarczalność. Co to właściwie jednak znaczy? W praktyce mówimy tu o dwóch kluczowych etapach. Z pierwszym związany jest delivery rate – wskaźnik dostarczeń – który informuje o tym ile wiadomości zostało technicznie przyjętych przez serwery odbiorców. MessageFlow jest w stanie monitorować ten etap, dając pewność, że wiadomość została odebrana do przetwarzania przez usługę pocztową adresata.
Z drugim, tak naprawdę ważniejszym z perspektywy skuteczności kampanii, związany jest inbox placement rate czyli odsetek wiadomości, które trafiły do głównej skrzynki odbiorczej, a nie do folderu spam, oferty czy innej kategorii pobocznej. To właśnie ten wskaźnik najlepiej oddaje faktyczną dostarczalność i wpływa bezpośrednio na to, czy wiadomość zostanie zauważona i przeczytana. Poniżej dowiesz się, jakie czynniki mają na to największy wpływ. Zadbanie o nie to podstawa skutecznej komunikacji e-mail marketingowej.
Staraj się korzystać z dedykowanego adresu IP oraz indywidualnej infrastruktury wysyłkowej
Wybierając platformę do komunikacji e-mail, warto sprawdzić, czy oferuje ona możliwość korzystania z dedykowanej infrastruktury wysyłkowej oraz adresu IP. Taka konfiguracja daje pełną kontrolę nad reputacją nadawcy. Wysyłki innych klientów nie wpływają na Twoje kampanie, a Ty samodzielnie budujesz zaufaną pozycję w oczach dostawców usług pocztowych. To z kolei przekłada się na lepszą dostarczalność i większą przewidywalność wyników.
Współdzielona infrastruktura może jednak być dobrym rozwiązaniem w przypadku mniejszych firm lub takich, które prowadzą kampanie nieco rzadziej. To często bardziej opłacalna opcja, która pozwala korzystać z już rozgrzanego adresu IP o stabilnej reputacji co bywa wyzwaniem przy własnym, nowym IP bez historii. Warunkiem powodzenia w takim modelu jest jednak korzystanie z platformy, która aktywnie dba o jakość nadawców i selekcjonuje użytkowników współdzielonej infrastruktury.
W przypadku dedykowanego adresu IP zyskujesz dodatkowo gwarancję najwyższej przepustowości, co ma kluczowe znaczenie, zwłaszcza przy wysyłkach transakcyjnych, gdzie liczy się każda sekunda między zdarzeniem a doręczeniem wiadomości.
Zadbaj o prawidłowo skonfigurowane protokoły SPF/DKIM/DMARC na Twojej domenie
Podstawowym zabezpieczeniem w świecie marketingu jest SPF (Sender Policy Framework). Serwer, który został zabezpieczony poprzez utworzenie rekordu SPF, sprawdza w systemie DNS, czy otrzymywana wiadomość pochodzi z serwera uprawnionego do wysyłki wiadomości z danej domeny. Jeśli adres nie zostanie uwierzytelniony, mail nie będzie przyjęty. Dlatego, jeśli korzystasz z zewnętrznego narzędzia do dystrybucji mailingów, odpowiednio aktualizuj wpis SPF Twojej domeny wysyłkowej.
Wysyłaj do aktualnej listy kontaktów, zadbaj o zgody na komunikację oraz pracuj nad zachowaniem higieny bazy
W ramach tego czynnika możemy wyodrębnić kilka działań, które powinniśmy wykonywać:
Systematycznie usuwaj z bazy adresy nieistniejące (hardbounce)
Wykluczaj adresy, które zgłosiły sprzeciw dotyczący przetwarzania danych osobowych
Jest to bardzo istotne, bowiem odbiorcy, którzy nie chcą otrzymywać korespondencji mogą oznaczać Twoje maile jako SPAM a to powoduje obniżenie reputacji i może być przyczyną problemów z dostarczalnością.
Wysyłaj tylko do bazy, dla której posiadasz zgody na komunikację marketingową
Providerzy kont pocztowych bardzo szybko zorientują się, że Twoje e-maile nie są zamówioną korespondencją i zaczną je klasyfikować do SPAM-u.
Segmentuj użytkowników wg określonych warunków
Poprzez wykonanie powyższej czynności Twoje oferty będą trafiać dokładnie do tych osób, które ich oczekują.
Cyklicznie sprawdzaj bazę i oczyszczaj z błędnych danych
Zadbaj o tej element zwłaszcza, gdy umożliwiasz zapis do bazy poprzez formularz, w którym subskrybent może podać dowolne informacje.
Podczas zapisu do bazy stosuj doble opt-in, czyli tzw. podwójną weryfikację
Polega ona na tym, że na adres, który zapisał się do newslettera na stronie zostanie wysłany e-mail z linkiem aktywacyjnym, dopiero po jego kliknięciu następuje dodanie do bazy. Masz wówczas pewność, że adres na pewno istnieje oraz że obsługuje go rzeczywiście osoba, która dokonała zapisu.
Umożliwiaj wypis z bazy
Każda wiadomość marketingowa powinna zawierać link rezygnacji, który pozwoli odbiorcy mailingu wypisać się z komunikacji. Jeśli go stosujesz to świetnie, zawsze przed wysyłką sprawdź również w wiadomości testowej, czy na pewno działa prawidłowo.
Lepiej umożliwić użytkownikowi łatwy i intuicyjny sposób wypisu, aniżeli narazić się na inne mniej przyjemne konsekwencje, takie jak na przykład oznaczanie przez niego Twoich e-maili jako SPAM, czy też usuwanie ich bez otwierania (na ten aspekt szczególnie wrażliwy jest Gmail). Obie te czynności są sygnałem dla providerów kont pocztowych, że nie dbasz należycie o higienę wysyłek, co może być powodem, że zaczną klasyfikować Twoje e-maile do śmieci, bądź po prostu ich nie doręczą.
Możliwość wypisu z komunikacji.
Komunikuj się z odbiorcami regularnie
Jeśli subskrybenci trafili do Twojej bazy to znaczy, że posiadasz zgodę na komunikację z nimi i najprawdopodobniej wyrazili taką chęć.
Zatem, gdy prowadzisz działania marketingowe realizując wysyłkę mailingów warto budować stałą, silną relację z odbiorcami poprzez systematyczną komunikację. Twoje wiadomości nie muszą – a wręcz nie powinny, mieć celu tylko sprzedażowego. Komunikuj się przekazując różne ciekawe informacje, oczywiście powiązane z usługą, czy produktem, jakie oferujesz (możesz generować cykle maili szkoleniowych, edukacyjnych, informujących o nowych produktach/usługach, poradniki, artykuły itp.).
Dbając o regularność wysyłek, budujesz więź z klientem oraz pożądany odbiór Twojej marki w oczach odbiorcy.
Wzbudź pozytywne zaangażowanie odbiorców aby zdobyć jak najwyższy wskaźnik OR/CTR
Ten punkt jest ściśle powiązany z powyższym, dotyczącym wysyłki wiadomości, które mają budzić u odbiorcy zainteresowanie. Każdy, kto realizuje komunikację marketingową posiada w swojej bazie grupę tzw. nieaktywnych użytkowników, czyli takich którzy nie czytają Twojej korespondencji. Jest to zjawisko naturalne, natomiast warto popracować nad tym, aby chociaż część z nich zaczęła reagować w sposób pozytywny na Twoje mailingi, czyli otwierać je i klikać.
Warto w tym celu przetestować różne formy wysyłek np. stosując personalizację, czy emotikony w tytule wiadomości a także zaciekawić zawartością maila, tutaj świetnie sprawdza się wyraźny przycisk akcji, czy też zastosowanie grafik przyciągających uwagę np. zegar odliczający czas trwania promocji.
Warto również wykonać zabieg polegający na zachęceniu odbiorcy komunikatu podzieleniem się tą wiadomością z innymi – taka sytuacja jest wyraźnym komunikatem dla providerów kont pocztowych, że ten e-mail był warty uwagi i zaangażowania. Czasami mimo wszelkich starań może zdarzyć się tak, że Twój newsletter trafi do SPAM-u, jeśli adresat odznaczy go jako SPAM przenosząc do skrzynki głównej to również zyskujemy duży plus w ocenie filtrów antyspamowych. Taka sytuacja jest możliwa, gdy zbudujemy grono lojalnych subskrybentów zainteresowanych, tym co chcesz im przekazać.
Wszystkie powyższe działania mają prowadzić do tego, aby Twoje mailingi wzbudzały jak największe zainteresowanie, co zdecydowanie pomoże w ogólnej dostarczalności, bowiem jest wyraźnym znakiem, że komunikacja, którą prowadzisz jest pozytywnie odbierana przez subskrybentów.
Zadbaj o kreację mailingu
Filtry antyspamowe skanują Twoją wiadomość zanim dostarczą do skrzynki odbiorcy, jednym z elementów poddawanych weryfikacji jest zawartość mailingu. Warto w tym zakresie przestrzegać kilku zasad:
Nie używaj zbyt dużych oraz ciężkich obrazów (kod HTML nie powinien przekraczać 100kb)
Zadbaj o to by mailing wyświetlał się prawidłowo na urządzeniach mobilnych
Zwróć uwagę na stosunek tekstu do grafik – dobra praktyka to około 500 znaków tekstu
Postaraj się aby Twoja wiadomość była jak najbardziej czytelna, stosuj chwytliwe nagłówki, nie wchodź w szczegóły, te warto zamieścić bezpośrednio na stronie
Stosuj stały szablon wiadomości (nagłówek, treść, stopka)
Używaj bezpiecznych czcionek takich jak np. Arial, Times New Roman, Verdana, Tahoma
Zadbaj o porządek w kodzie HTML.
Unikaj wyrażeń, które są powszechnie uznawane za spamogenne
Głównym zadaniem filtrów antyspamowych stosowanych przez providerów kont pocztowych jest wychwytywanie wiadomości, które mogą nosić znamiona niechcianej korespondencji. Istnieje pewna grupa słów i zwrotów, które historycznie były silnie kojarzone ze spamem i nadal mogą negatywnie wpływać na klasyfikację wiadomości.
Choć unikanie spamogennych wyrażeń to wciąż dobra praktyka, warto mieć świadomość, że współczesne filtry antyspamowe opierają się głównie na znacznie bardziej zaawansowanych kryteriach takich jak reputacja nadawcy, poprawność uwierzytelnienia oraz realne zaangażowanie odbiorców. To właśnie te elementy mają dziś decydujące znaczenie dla dostarczalności.
Mimo to, w trosce o pełną zgodność i jakość komunikacji, dobrze jest ograniczyć użycie zwrotów, które mogą budzić podejrzenia, zwłaszcza w połączeniu z innymi ryzykownymi elementami wiadomości. Przykłady wyrażeń, których warto unikać w kampaniach masowych to:
„100%”,
„Szanowni Państwo”,
„Test”,
„Karta kredytowa”,
„Gratulacje”,
$$$,
„Adres pochodzi z ogólnodostępnej bazy”,
„To nie jest informacja handlowa w myśl..”,
„Niezainteresowanych przepraszamy”,
„Nie stanowi oferty w rozumieniu”,
Warto również unikać nadmiernego stosowania wykrzykników oraz pisania wyrazów wielkimi literami, zwłaszcza w tematach wiadomości. W połączeniu z innymi praktykami optymalizacyjnymi może to wciąż poprawić rezultaty kampanii.
Korzystaj z narzędzia antyspamowego i koryguj ewentualne błędy
Rygorystyczne zasady providerów kont pocztowych sprawiają, że wysyłka maili marketingowych stanowi bardzo duże wyzwanie. Jeśli przygotowałeś mailing a nie jesteś pewien, czy spełnia wszystkie omówione wyżej zasady możesz skorzystać z naszego narzędzia do testowania wiadomości e-maili. Mailchecker.net w prosty sposób z poziomu przeglądarki pozwala ocenić e-maile, dając jednocześnie wskazówki, co należy poprawić, aby zapewnić wyższą dostarczalność.
Testuj mailing przed wysyłką
Testy wiadomości mailowych są punktem obligatoryjnym. Nigdy, żadne narzędzie nie będzie w stanie wychwycić pewnych błędów, które możemy dostrzec samodzielnie, przeklikując wiadomość e-mail na własnej skrzynce testowej.
Przede wszystkim warto zwrócić uwagę, czy temat oraz preheader wyświetlają się prawidłowo, czy nie ma literówek, ewentualnych błędów w personalizacji, czy grafika na pewno dobrze się wyświetla oraz czy linki kierują w odpowiednie miejsce na stronie. Na tym etapie można również dostrzec do jakiej zakładki trafia newsletter. Zachęcamy do weryfikacji wiadomości testowej również na urządzeniu mobilnym aby zminimalizować ryzyko błędnego wyświetlania się newslettera.
Jak widzisz czynników, które mają wpływ na dostarczalność Twoich e-maili jest bardzo dużo. Zweryfikuj swoje działania pod kątem wyżej opisanych zaleceń, spróbuj je wprowadzić w życie a gwarantujemy, że efektywność Twoich mailingów wzrośnie nawet o kilka procent.
Jeśli masz pytania dotyczące jakichkolwiek aspektów komunikacji biznesowej, skontaktuj się z nami. Jesteśmy tutaj, aby zaoferować pomoc i wspólnie zapewnić skuteczne dostarczenie Twoich wiadomości.
Wybierz kompleksowe rozwiązanie dla komunikacji wielokanałowej
